Aumentar a frequência de uma reunião resolve o problema da comunicação?

No interessante livro "Antifrágil" de Nassim Taleb, uma ideia se destaca: a distinção entre ruído e informação. Taleb afirma:

Esse conceito é cada vez mais relevante em nosso mundo saturado de informações, onde os sinais verdadeiros são frequentemente abafados pelo excesso de ruído.

Um Caso Prático: A Reunião de Follow-Up Semanal

Imagine que você foi convidado para uma reunião de follow-up semanal, projetada para melhorar a comunicação e a eficácia entre vários departamentos.

A reunião inicial é produtiva, com todos compartilhando atualizações cruciais, já que ninguém está totalmente ciente das atividades em outras equipes. No entanto, na segunda semana, o volume de novas informações diminui. Ainda assim, os participantes continuam preenchendo a hora reservada, prolongando as discussões para cumprir o tempo programado.

Com passar das semanas, fica claro que a frequência dessas reuniões levou a um excesso de informações, transformando discussões produtivas em conversas irrelevantes. O valor inicial das reuniões diminui à medida que as conversas derivam para tópicos menos importantes — uma personificação do argumento de Taleb sobre ruído vs. sinal.

Isso porque o que de fato antes era importante, deu lugar a outros assuntos, que pela disponibilidade do espaço vazio, começa a tomar conta do tempo e da atenção, mas que na realidade nem deveria estar presente.

Qualidade sobre Quantidade

É crucial priorizar a qualidade do conteúdo (sinal) sobre a quantidade de tempo gasto (ruído) nas reuniões. As reuniões devem terminar quando todas as informações pertinentes tiverem sido discutidas, e não simplesmente quando o tempo programado acabar. Ao focar no sinal, as organizações podem garantir que as reuniões permaneçam produtivas e relevantes, evitando as armadilhas da sobrecarga de informações.

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